Recentemente eu postei no meu perfil do Instagram (@alinevianadp) alguns stories nos quais comentei a respeito de um site (que é também aplicativo) que está me ajudando muito a organizar meus projetos, minhas listas e minhas resoluções de ano novo. Este aplicativo é o Trello, o qual desbancou, no meu celular, o antigo app que eu usava para fazer listas (o Google Keep).
Há algum tempo o Google Kepp já não me atendia mais de forma satisfatória. Ele dava muuuito problema, encerrava do nada e sumia da tela, tinha atrasos na sincronização... e quando eu compartilhava a lista com alguém e esse alguém "ticava" algum item, várias vezes o item não aparecia marcado para mim (tenso!). Resultado? Deletei o app!
O Trello, por sua vez, vem funcionando perfeitamente, além de possuir novas funcionalidades. Vou falar um pouco sobre como eu uso essa ferramenta maravilhosa, e acho que ela pode ajudar vocês também a se organizarem de uma maneira mais fácil, mais bonita e mais eficaz!
Vamos lá.
O Trello se baseia num sistema de organização japonês denominado "kanban". Já ouviram falar? O kanban é um sistema que utiliza cartões para controlar a produtividade dentro de um processo. Seu uso é muito comum em empresas de produção em série, nas quais é preciso cumprir etapas de produção para que se chegue a um resultado final. O sistema pode ser demonstrado de forma simples por um quadro que tem três colunas (veja ilustração abaixo): "a fazer", "em andamento" e "concluído". Inicialmente, as pendências ("a fazer") são escritas em post-its e coladas na primeira coluna. À medida que se dá início à execução de cada tarefa, o post-it respectivos é transferido para a coluna "em andamento". Quando cada tarefa é concluída, o seu post-it é, finalmente, colado na terceira coluna. Esta é uma forma muito interessante e eficaz de permitir o controle sobre determinado fluxo de produção.
Exemplo prático: se você for aplicar o "kanban" na sua vida e quiser usar post-its para isso, você pode fazer um quadro na parede do seu quarto e comprar post-its de três cores, conforme as áreas de sua vida nas quais você tenha projetos a executar. Post-its amarelos serão usados para tarefas da faculdade; post-its vermelhos serão usados para resoluções pessoais; e post-its verdes serão usados para tarefas relacionadas ao trabalho.
Há algum tempo o Google Kepp já não me atendia mais de forma satisfatória. Ele dava muuuito problema, encerrava do nada e sumia da tela, tinha atrasos na sincronização... e quando eu compartilhava a lista com alguém e esse alguém "ticava" algum item, várias vezes o item não aparecia marcado para mim (tenso!). Resultado? Deletei o app!
O Trello, por sua vez, vem funcionando perfeitamente, além de possuir novas funcionalidades. Vou falar um pouco sobre como eu uso essa ferramenta maravilhosa, e acho que ela pode ajudar vocês também a se organizarem de uma maneira mais fácil, mais bonita e mais eficaz!
Vamos lá.
O Trello se baseia num sistema de organização japonês denominado "kanban". Já ouviram falar? O kanban é um sistema que utiliza cartões para controlar a produtividade dentro de um processo. Seu uso é muito comum em empresas de produção em série, nas quais é preciso cumprir etapas de produção para que se chegue a um resultado final. O sistema pode ser demonstrado de forma simples por um quadro que tem três colunas (veja ilustração abaixo): "a fazer", "em andamento" e "concluído". Inicialmente, as pendências ("a fazer") são escritas em post-its e coladas na primeira coluna. À medida que se dá início à execução de cada tarefa, o post-it respectivos é transferido para a coluna "em andamento". Quando cada tarefa é concluída, o seu post-it é, finalmente, colado na terceira coluna. Esta é uma forma muito interessante e eficaz de permitir o controle sobre determinado fluxo de produção.
Exemplo prático: se você for aplicar o "kanban" na sua vida e quiser usar post-its para isso, você pode fazer um quadro na parede do seu quarto e comprar post-its de três cores, conforme as áreas de sua vida nas quais você tenha projetos a executar. Post-its amarelos serão usados para tarefas da faculdade; post-its vermelhos serão usados para resoluções pessoais; e post-its verdes serão usados para tarefas relacionadas ao trabalho.
Esta é a ideia do "kanban"
O Trello é um verdadeiro kanban eletrônico. Nele, você pode criar quantos quadros quiser para listar seus projetos. Cada quadro é uma grande tela cuja cor de fundo (ou estampa) você pode personalizar, de forma que o seu quadro fique agradável aos seus olhos.
Você pode dar nomes aos seus quadros, conforme o assunto de que eles tratem. E em cada um deles você insere listas (que também são nomeadas). No meu caso, tenho um quadro chamado "Projetos": nele ficam as minhas resoluções de ano novo e todas as tarefas que eu pretendo realizar a curto, médio ou longo prazo. Nesse quadro eu inseri listas conforme os projetos estejam "pendentes", "em andamento" ou "concluídos".
Em cada lista (vocês verão na tela abaixo que é o retângulo com fundo cinza) é possível criar cartões (retângulos menores, de canto arredondado e fundo branco). No meu caso, cada cartão é destinado a um projeto. Então, para meu projeto de "revelar fotos", eu tenho um cartão. Para meu projeto de "colocar o Miguel na musicalização" eu tenho outro cartão. E por aí vai.
Para ficar visualmente mais óbvio e agradável, eu associo etiquetas coloridas a cada projeto. Projetos pendentes são marcados com etiquetas vermelhas; projetos em andamento são marcados com etiquetas de cor laranja; e projetos concluídos são sinalizados com etiquetas verdes. Mais claro impossível, né?
Você pode dar nomes aos seus quadros, conforme o assunto de que eles tratem. E em cada um deles você insere listas (que também são nomeadas). No meu caso, tenho um quadro chamado "Projetos": nele ficam as minhas resoluções de ano novo e todas as tarefas que eu pretendo realizar a curto, médio ou longo prazo. Nesse quadro eu inseri listas conforme os projetos estejam "pendentes", "em andamento" ou "concluídos".
Em cada lista (vocês verão na tela abaixo que é o retângulo com fundo cinza) é possível criar cartões (retângulos menores, de canto arredondado e fundo branco). No meu caso, cada cartão é destinado a um projeto. Então, para meu projeto de "revelar fotos", eu tenho um cartão. Para meu projeto de "colocar o Miguel na musicalização" eu tenho outro cartão. E por aí vai.
Para ficar visualmente mais óbvio e agradável, eu associo etiquetas coloridas a cada projeto. Projetos pendentes são marcados com etiquetas vermelhas; projetos em andamento são marcados com etiquetas de cor laranja; e projetos concluídos são sinalizados com etiquetas verdes. Mais claro impossível, né?
Meu quadro "Projetos"
Mas não é só. Cada cartão tem um mundo de funcionalidades!! Hehe! Ao clicar em um cartão, eu posso adicionar várias informações relevantes: uma descrição daquele projeto, um checklist de etapas que devem ser cumpridas para a execução do projeto, comentários diversos, fotos, links, prazos de entrega... E posso também adicionar "membros", compartilhando aquele cartão com outras pessoas (no caso de tarefas em grupo isso é muito prático). Gente, juro: é sensacional!
A função que eu mais uso dentro de cada cartão é o checklist: posso adicionar itens e ir "ticando" conforme as tarefas estejam ou não concluídas. Na versão pelo computador, é possível selecionar uma opção que permite ocultar os quadradinhos já marcados (o que eu acho muito prático em diversas situações).
À medida que você seleciona determinado quadradinho, demonstrando que aquele passo já foi executado, o Trello mostra, em uma barra, qual o percentual daquela tarefa que já foi cumprido. Isso é muito interessante para analisar nosso progresso!
A função que eu mais uso dentro de cada cartão é o checklist: posso adicionar itens e ir "ticando" conforme as tarefas estejam ou não concluídas. Na versão pelo computador, é possível selecionar uma opção que permite ocultar os quadradinhos já marcados (o que eu acho muito prático em diversas situações).
À medida que você seleciona determinado quadradinho, demonstrando que aquele passo já foi executado, o Trello mostra, em uma barra, qual o percentual daquela tarefa que já foi cumprido. Isso é muito interessante para analisar nosso progresso!
Um cartão do Trello
Você pode usar o Trello para controlar qualquer processo que exija mais de uma etapa, ou também para fazer listas (de qualquer coisa!). Um outro quadro que eu mantenho é intitulado "listas diversas": ali eu faço, por exemplo, o controle da lista de supermercado e o checklist de malas (com os itens que tenho que levar quando vou viajar). Isso é de uma utilidade gigantesca!
Minha lista de supermercado é dividida em vários checklists: cada checklist diz respeito a um cômodo da casa. Assim, no checklist de itens do banheiro, por exemplo, consta uma relação de todos os itens de supermercado que ficam no banheiro da minha casa (papel higiênico, shampoo, condicionador, etc). Quando eu vou fazer a lista, eu vou para o banheiro, leio os itens que estão ali elencados e vejo o que precisa comprar. O que eu não é necessário eu marco (e o Trello deixa esse item riscado e com uma fonte mais apagadinha). E o que é preciso comprar fica desmarcado e com mais destaque. Faço assim em todos os cômodos da casa, e dessa forma é praticamente impossível eu esquecer de colocar algum produto na lista (fora que a tarefa de fazer a lista do supermercado fica até prazerosa! Haha!)!
Minha lista de supermercado é dividida em vários checklists: cada checklist diz respeito a um cômodo da casa. Assim, no checklist de itens do banheiro, por exemplo, consta uma relação de todos os itens de supermercado que ficam no banheiro da minha casa (papel higiênico, shampoo, condicionador, etc). Quando eu vou fazer a lista, eu vou para o banheiro, leio os itens que estão ali elencados e vejo o que precisa comprar. O que eu não é necessário eu marco (e o Trello deixa esse item riscado e com uma fonte mais apagadinha). E o que é preciso comprar fica desmarcado e com mais destaque. Faço assim em todos os cômodos da casa, e dessa forma é praticamente impossível eu esquecer de colocar algum produto na lista (fora que a tarefa de fazer a lista do supermercado fica até prazerosa! Haha!)!
Eu poderia ficar aqui por horas a fio escrevendo sobre as funcionalidades do Trello, mas isso resultaria em um post enorme e cansativo. Acho que o que eu descrevi até agora já é bagagem suficiente para vocês começarem a explorar essa ferramenta. Além disso, o uso do Trello vai ser sempre muito pessoal, e cada indivíduo vai explorá-lo conforme suas necessidades e seus interesses. Mas uma coisa é certa: com um sistema desses à mão, você não tem mais desculpa nenhuma para não se organizar nem para colocar suas resoluções de ano novo em prática! :)
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